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10 astuces pour gérer efficacement ses mails si vous en recevez 100 par jour

Lutter contre l’invasion de spams. Répondre à tous les mails importants. Garder un oeil sur tous les mails qui requièrent un suivi sur le long terme. Gérer sa boîte mails peut s’apparenter à un travail à part entière, surtout si vous en recevez une centaine par jour.

C’est pourquoi nous avons recensé les bonnes pratiques des professionnels qui ont une gestion de mails efficace, en dépit du grand nombre qu’ils traitent chaque semaine.

Voici 10 astuces qui vont vous permettre de gagner en efficacité grâce une boite mails organisée.

 

1. Ne gardez dans votre boite principale que les mails qui requièrent votre action immédiate

L’objectif zéro mail peut paraître un peu présomptueux. Mais si vous êtes stricte sur le tri des messages qui requièrent votre action immédiate, vous devriez pouvoir vous en rapprocher.

En effet, la règle d’efficacité est de pouvoir voir tous ses mails prioritaires sans avoir à scroller. Cela signifie que vous devez vous efforcer à avoir au maximum 10 mails dans votre boite principale.

En suivant cette règle, vous vous obligerez à traiter rapidement les nouvelles demandes. Vous êtes ainsi plus productif et moins stressé, n’ayant plus à naviguer au milieu de la centaine de courriels non traités, à se demander si vous n’avez rien laissé passer d’important.

 

2. Créez un dossier ‘En attente’, pour les courriels nécessitant une action non urgente de votre part

Certains mails, bien que nécessitant votre action, sont moins urgents que d’autres. Quelques fois aussi ils peuvent requérir une action tierce avant que vous ne puissiez intervenir.

Les courriels répondant à ces critères doivent être rangés dans un dossier ‘En attente‘. Vous pourrez alors consulter ce dossier une fois par jour ou par semaine, pour garder à l’esprit les dossiers toujours en cours.

Cela vous fera gagner un temps fou dans la gestion de vos priorités.

 

3. Archivez vos mails en créant des sous-dossiers

Si vous recevez des centaines de mails par jour, une fois traités, il est fortement conseillé de les ranger dans des sous-dossiers clairement labellisés.

Grâce à cela, il vous sera facile de retrouver l’historique d’un dossier le jour où vous en aurez besoin, même après des années.

Toutefois il est recommandé d’automatiser la suppression de tous vos emails archivés passé un délai à définir selon vos enjeux. L’objectif est de garder votre boite mails 100% efficace :

  • vue sur les dossiers prioritaires
  • suivi sur les en cours
  • archives organisées
  • courriels inutiles supprimés

 

4. Paramétrez des règles ou des filtres

La plupart des fournisseurs de messagerie vous permettent de mettre en place des règles ou des filtres qui se chargeront de catégoriser les emails automatiquement, sans que vous n’ayez à bouger le petit doigt.

Avec Outlook, Vous pouvez par exemple créer des règles qui permettront le classement automatique des mails dans certains dossiers, avec un code couleur donné, selon l’expéditeur.

Ce type de règles vous aidera à limiter les distractions et à vous concentrer sur ce qui est prioritaire.

 

5. Gardez un oeil sur les mails nécessitant un suivi grâce au Calendrier

Parce que certains mails nécessitent plus qu’une simple réponse, il peut être utile de les ajouter à votre agenda.

En effet, certains mails peuvent vous demander de faire d’autres actions avant de pouvoir y répondre. Dans ces cas, il est recommandé de ranger ces emails dans les sous-dossiers correspondants et de les associer à un rappel dans le Calendrier. Le rappel inclura alors l’emplacement du mail dans votre répertoire et la date butoir pour laquelle votre retour est attendu.

 

6. Ne laissez pas les spams envahir votre boite de réception principale

Vous avez l’impression de voir un nouvel épisode de The Walking Dead quand un spam arrive dans votre inbox ? N’hésitez pas à dégainer, le bouton ‘se désinscrire‘ est là pour ça.

Une règle très pratique pour ne pas se désabonner des newsletters qui pourraient malgré tout vous intéresser est la suivante. La 3ème fois que vous supprimez une  newsletter ou une offre promo provenant d’un expéditeur donné, il est temps de vous désabonner.

 

7. Créez des modèles de mails standards pour répondre rapidement aux courriels jumeaux

Ça peut rapidement devenir usant de rédiger un nouveau mail de A à Z, en réponse à des demandes pourtant similaires.

Si votre activité vous amène à envoyer encore et encore ce type de mails, vous pourrez gagner du temps en réutilisant des templates standards que vous aurez au préalable enregistrés dans vos brouillons.

Par exemple, si vous travaillez aux ressources humaines, il est probable que différents salariés vous remontent les mêmes problématiques à des moments différents. Du type ‘Où est ce que je trouve mon solde de congés disponibles ?’ ou ‘ À quel jour du mois le salaire est généralement versé ?’.

Si vous ne voulez pas rédiger un nouveau mail à chaque mois, allez dans les réglages de messagerie et autorisez les réponses pré-faites. Un gros gain de temps en perspective.

 

8. Réservez-vous des créneaux précis pour consulter vos mails

Les emails doivent être perçus comme des rendez-vous. Vous fixez vos rendez-vous en fonction de vos disponibilités alors pourquoi laisseriez vous vos emails vous perturber à longueur de journée ?

Afin de pouvoir avancer dans vos tâches quotidiennes, vous devez considérer le traitement de vos emails comme l’une d’elles. En d’autres termes, vous définissez un (ou plusieurs) créneau horaire que vous dédiez uniquement au traitement de vos mails.

Cela implique, à contrario, qu’en dehors de ce créneau, vous ne laissez plus les courriels interférer sur le reste de votre journée.

Il n’y a aucune obligation qui nécessite qu’on réponde à chaque mail à la seconde où il nous est adressé. Nous prenons simplement l’habitude de le faire, à tort.

 

9. Coupez les notifications d’emails.

Même si vous vous imposez un créneau horaire pour consulter vos mails, l’alerte d’un nouveau message prend toujours un peu de votre concentration.

Pour peu que le titre du mail soit alarmant, il est fort à parier que soit vous laisserez tomber ce que vous étiez en faire, soit vous le continuerez, mais avec une efficacité limitée.

Pour sortir de ça la solution est plus que simple : bloquez vos notifications.

 

10. Repartez de zéro dès aujourd’hui

Si jusqu’ici vous aviez une gestion désordonnée de vos mails, il n’est jamais trop tard pour repartir du bon pied.

Deux options s’offrent à vous.

La méthode douce. Vous prenez un temps (une journée, un week-end…) que vous consacrez à organiser votre boite mails. Selon votre historique ça peut être long et fastidieux mais une fois fait, vous serez paré à être plus efficace.

La méthode Ninja. Vous effacez tout et vous repartez de zéro. S’il y avait des urgences dans vos historiques, elles referont surface, juste qu’elles seront encore plus urgentes.

 

À vous de jouer !

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08.11.19 | Bien dans son job

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